Klasifikasi file berdasarkan penggunaan/isi file :
1. Master file
Jenis berkas file yang paling penting, berisi data
yang relatif tetap.
Contoh : Sistem Rumah Sakit memerlukan file induk
tentang catatan pasien, catatan penyakit, disamping file lainnya.
Alasannya : file tentang catatan penyakit yg
diderita pasien pada saat terdaftar bersifat tetap dan tidak akan berubah.
Master file terbagi dua :
a. Reference master file (berkas induk penunjuk)
Berisi record yang mungkin tidak berubah atau jarang
berubah,
Contoh : data nasabah bank yang berisi nomor
rekening, nama, alamat, dan sebagainya.
b. Dynamic master file (berkas induk dinamik)
berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun
waktu terteentu atau pada setiap transaksi,
Contoh : data stok barang dalam gudang pada sebuah
Perusahaan.
2. Transaction file (Transfer berkas)
Berisi record yang akan memperbaharui atau
meng-update (menambah, menghapus, mengubah record) yang ada pada master file.
Contoh : rekaman tentang pelanggan yang sudah
membayar tagihan listrik akan membentuk file transaksi, sekali seminggu catatan
pada file transaksi digunakan untuk memperhaharui record pada filemaster.
Alasannya : file tersebut memiliki tenggang waktu
untuk di-update, berapa banyak listrik yang dipakai dan berapa besar biaya yang
harus dibayarkan pengguna.
3. Report file
Berisi data yang dibuat untuk keperluan user yang
dapat dicetak atau hanya ditampilkan di layar.
Contoh : data laporan keuangan atau akuntansi sebuah
Perusahaan yang harus diketahui bagian-bagian terkait.
Alasannya : orang-orang pada bagian tertentu
tersebut (akuntan/manager) harus mengetahui atau bahkan mencetak hasilnya untuk
membantu dan mempertanggung jawabkan pekerjaan mereka.
4. Work file
Merupakan file sementara dalam sistem.
Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data
yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada
waktu proses sortir.
Contoh : saat penyortiran bang berlangsung, saat itu
juga file dibuat dan diproses.
Alasannya : agar diketahui barang yang layak jual
ataupun yang tidak dikarenakan rusak/kesalahan pabrik.
5. Program file
Berisi instruksi untuk memproses data yang akan
disimpan pada file lain/pada memori utama.
Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa
tingkat tinggi (COBOL, FORTRAN, BASIC, dll), bahasa assembler dan bahasa mesin.
Contoh : digunakannya sebuah bahasa pemrograman
PASCAL untuk mengolah data nilai setiap siswa pada sebuah sekolah
Alasannya : untuk mengurangi kekeliruan atau
kesalahan dalam perhitungannya.
6. Text file
Berisi input data alphanumeric dan grafik yang
digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses
dengan text editor.
Contoh : penggunaan text file sebagai basis data
pada website untuk menanggulangi webhosting gratis yang tidak mendukung DBMS.
Alasannya : untuk mengatasi masalah penyimpanan data
pada webhosting yang bersifat gratis yang diolah dengan mesin program.
7. Dump file
Digunakan untuk tujuan pengamanan (security),
mencatat tentang kegiatan peng-updatean, sekumpulan transaksi yang telah
diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.
Contoh : membuat salinan dari seluruh data dalam
perusahaan tersebut (back-up)
Alasannya : agar data yang telah dibuat dalam
perusahaan tersebut tidak hilang begitu saja.
8. Library file
Digunakan untuk penyimpanan program aplikasi,
program utilitas atau program lainnya.
Contoh : penyimpanan program aplikasi myob untuk
pembuatan laporan akuntansi
Alasannya : simple saja, agar program yang ingin
digunakan lebih mudah ditemukan/digunakan. Karena dalam satu perusahaan tidak
hanya menggunakan satu aplikasi program.
9. History file
Merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan
master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu
bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang
terjadi.
Contoh : laporan akhir tahun perusahaan, seperti
rangkuman seluruh data dalam perusahaan untuk disimpan.
Alasannya : agar perusahaan tersebut dapat melakukan
evaluasi kerja dan laporan pada tiap tahunnya.